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第六章 如何提高管理团队的工作效率（第5页）

每个成员有责任保密，这是极其重要的。在高效的问题解决小组里，成员能够自由的表达想法和意见，而不用担心其他人会向小组以外的人员透漏他们的看法。

小组成员在组外惟一可以放开讨论的内容就是那些已经记录在案的问题。

在一些情况下，小组可以决定某一问题不适合在组外讨论，或者可以限定只有在一定条件下才能在组外讨论某一具体会后成员的职责。

1．执行任务，履行承诺。

2．向下属传达他们应该了解的决策和信息。

3．除了最终决定，要对其他的会议内容保密。

4．不要抱怨你已经赞同的决策。不要推卸责任。

5．不要在会议之外打小报告”，对小组的意见应当面提出。

6．不要要求领导改变决定。应该在下次会议上提出自己的意见。小组领导的特殊职责

显而易见，如果我们把管理团队的领导也看作小组的一员，那么我们在前一章里讲述的内容也同样适用于领导。但是，由于领导们在小组中具有特殊地位，成员也认为他们发挥着与众不同的作用，所以他们通常要承担一些特殊职责。毕竟，在正式团体组织中，领导们确实拥有更多的“权威”，而且他们对小组的成败承担最终责任。领导职位的特殊性使他或者她有必要担当某些特殊的职责。

领导们需要告诉小组，他们想要建立一个解决问题和制定决策的管理团队，但是他们的话必须由行动来证实。我曾经在一家公司中为高级管理层担任顾问。其中的一个成员是一位副总裁，他这样描述他们的管理会议：

“马先生（公司总裁）总是告诉我们，他想让我们成为一个民主的小组，进行集体决策。但其实他的决定早已装在口袋里了。本来我们应该自己讨论问题并做出决定，但是这些决定必须和他的想法一致。我只是随大流，保持沉默。为什么把时间浪费在这样的会议上呢?我们明明知道会议总是按照老板的意志进行。”

我对他们管理会议的观察证实了这位副总裁的感受--总裁并没有按照自己所说的那样去做。他骗不了他的任何成员。成员们知道他不相信小组的智慧，不愿把决策权交给整个小组。

我注意到一些领导支持营造一种“安全氛围”的观点。在这种氛围中，成员能够自由地陈述自己的看法，发表对领导的反对意见。但是在管理会议上，这些领导却无法控制自己的倾向。他们设置这样的障碍：不良评价、训导和说教、长篇大论和心理分析。结果是成员不敢在会上公开如实地发表自己的看法；他们经常面临被拒绝的危险。

在培养小组独自处理事务能力的早期阶段，领导们必须努力避免某些行为，以免妨碍成员积极参与，或者控制或操纵小组。这也许意味着早期你只需用言语交流来营造一种虚心接受和不加评判的氛围。营造这种氛围的主要交流工具有积极倾听、消极倾听、充当开门人和认可。在成员减少对你的依赖或者消除对评判的恐惧心理之前，你不宜采取过于积极的行为。只有当成员感到安全，能够像其他小组的成员一样自由参与会议、接受或者拒绝你的观点时，你才可以充分发挥领导职责。

只有当成员开始相信你所说的“这不是你们的小组，而是我们的小组”时，只有当他们感到可以毫无顾忌地发表意见时，只有当他们确信你没有故意把他们引向你事先做好的决定时，你才会被看作是一个成员，而不只是一个领导。在这种情况下，你才可能放心地发挥积极全面的职责。但是做到这些需要时间。

领导们怎样才能确切地知道成员已经更多的把他们看作成员而不只是领导了?你永远不可能知道确切的时候，然而有一些线索会表明成员已经接受了你：

成员称呼你就像称呼其他成员一样随便。

成员不再依赖你来开始或结束会议。

成员互相交换看法而不是只向你一个人汇报。

成员可以无需经你的允许而自由发言。

成员开始对你的意见质疑或者表示异议。

小组中的许多成员能够提出明智的建议。

小组无需经过你的审批就可做出决定。

小组成员可以利用其他人的智慧和经验，而不只是依靠你。

成员积极发挥作用，为会议做出“贡献”--这有利于提高小组的效率。

成员自己，而不是依靠你，来处理那些扰乱会议、阻碍进程的小组成员。

基于我参与小组工作的经验--在我自己的公司里以及为其他公司作顾问的经验--我发现了一些有助于领导组建高效的管理团队的原则和方法：

1．小组对领导的依赖性越强，领导的言行就越能阻碍成员的参与。

2．领导和成员之间的地位悬殊越大（如果成员这样认为），领导的言行就越能阻碍成员的参与。

3．一旦领导成为小组中的“成员”，而不被成员看作领导，当他想频繁参加会议时，成员们就能更好的处理他或者她的这种行为。因为人们可以随意地控制成员的参与，但不敢限制领导的参与。

4．如果领导能够意识到他参加会议会阻碍成员的参与，这就能帮助他控制自己的参与。意识到这一点，领导能够更加敏感地注意到成员参与受阻的某些细微迹象。

5．在小组讨论中，领导和成员都面临一个问题，那就是如何保持听取他人意见和发表自己看法这两方面的平衡。如果领导能够适当地发挥领导作用，并把自己看作一名成员，他也面临着寻求听取意见和发表看法之间平衡的问题。

6．一旦领导被看作小组中的一员，他的言行就会被合理的接受或拒绝。这不同于（成员把领导看作权威时）对他意见的全盘接受或否定。这就是说，在小组运作的前期阶段，领导的言行对小组产生的影响与后期阶段大不相同。在后期阶段，小组会把领导更多的看作是一个成员，而不只是一个领导。